Polityka prywatności, cookies i klauzule RODO

1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego dostępnego pod adresem www.isotech-solutions.com (dalej: „Serwis”) oraz osób kontaktujących się z nami lub współpracujących z nami.

 

2. Polityka została przygotowana zgodnie z:

a) Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”),

b) ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,

c) ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dalej: „UŚUDE”),

d) ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (dalej: „PKE”).

 

3. Zasady stosowania plików cookies opisuje odrębna Polityka cookies, stanowiąca uzupełnienie niniejszej Polityki.

2. Administrator danych osobowych

1. Administratorem Twoich danych osobowych są wspólnicy spółki cywilnej działającej pod nazwą ISOTECH SOLUTIONS
Daniel Kawula, Bartłomiej Przeklasa, Wojciech Tomtas s.c. , ul. Jerzego Harasymowicza 19, 33-100 Tarnów, NIP: 8733309370, REGON: 545153641 (dalej: „Administrator”, „my”).

2. Kontakt z Administratorem w sprawach ochrony danych osobowych:
a) e-mail: office@isotech-solutions.com,
b) pisemnie: ISOTECH SOLUTIONS Daniel Kawula, Bartłomiej Przeklasa, Wojciech Tomtas s.c. , ul. Jerzego Harasymowicza 19, 33-100 Tarnów,
c) telefonicznie: +48 883 780 160.

3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie jest do tego zobowiązany na podstawie art. 37 RODO. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się z nami bezpośrednio.

3. Skąd pozyskujemy dane

1. Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie – gdy wypełniasz formularz w Serwisie, piszesz do nas e-mail, dzwonisz, zapisujesz się na szkolenie, przesyłasz dokumenty aplikacyjne lub zawierasz z nami umowę.

2. Jeżeli reprezentujesz naszego klienta, kontrahenta lub podwykonawcę albo jesteś wskazany jako osoba kontaktowa, Twoje dane mogliśmy otrzymać od Twojego pracodawcy lub zleceniodawcy. W takim przypadku przetwarzamy dane służbowe: imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, służbowy adres e-mail i numer telefonu.

3. Część danych technicznych (np. adres IP, informacje o przeglądarce) jest zbierana automatycznie podczas korzystania z Serwisu – szczegóły w Polityce cookies.

4. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania danych

Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do danego celu.

1) Odpowiedź na zapytanie przesłane przez formularz kontaktowy, formularz wyceny lub audytu, e-mail albo telefon.
a) Zakres danych: adres e-mail, treść wiadomości oraz dane, które sam podasz (np. imię, nazwisko, telefon, firma, parametry instalacji).
b) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udzieleniu odpowiedzi na pozostałe zapytania.
c) Okres przechowywania: do zakończenia korespondencji, a następnie przez 12 miesięcy na wypadek pytań uzupełniających; jeżeli dojdzie do zawarcia umowy – jak w pkt 3.

2) Przygotowanie oferty, wyceny, kosztorysu lub audytu.
a) Zakres danych: dane kontaktowe, dane firmy, informacje o obiekcie i instalacji.
b) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w przypadku osób reprezentujących firmę – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (kontakt w sprawach handlowych).
c) Okres przechowywania: do czasu ważności oferty, a następnie do 3 lat w celach dowodowych.

3) Zawarcie i wykonanie umowy (usługi izolacyjne, prefabrykacja, pomiary, doradztwo, szkolenia).
a) Zakres danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane do faktury, dane dotyczące realizacji umowy.
b) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w przypadku osób kontaktowych i reprezentantów kontrahenta – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
c) Okres przechowywania: przez czas trwania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń.

4) Organizacja szkoleń zawodowych, prowadzenie dokumentacji szkoleniowej, wydawanie zaświadczeń i certyfikatów.
a) Zakres danych: imię, nazwisko, dane kontaktowe, data i miejsce urodzenia oraz inne dane wymagane do wydania zaświadczenia lub dopuszczenia do egzaminu, wyniki egzaminów.
b) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o szkolenie); art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli obowiązek prowadzenia dokumentacji wynika z przepisów; art. 6 ust. 1 lit. f RODO (potwierdzanie autentyczności wydanych zaświadczeń).
c) Okres przechowywania: przez czas szkolenia, a dokumentację potwierdzającą jego ukończenie – przez okres wymagany przepisami lub przez okres ważności zaświadczenia, nie dłużej niż [10] lat.

5) Wypełnienie obowiązków prawnych, w tym rachunkowych i podatkowych.
a) Zakres danych: dane z faktur i dokumentów księgowych.
b) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową.
c) Okres przechowywania: 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

6) Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.
a) Zakres danych: dane niezbędne do wykazania roszczenia lub obrony.
b) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie naszych praw.
c) Okres przechowywania: do upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikającego z Kodeksu cywilnego (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, 6 lat dla pozostałych).

7) Rekrutacja do pracy lub współpracy (w tym przy kontraktach w Polsce i za granicą).
a) Zakres danych: dane z CV i dokumentów aplikacyjnych.
b) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy – w zakresie danych wymaganych przepisami; art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przy rekrutacji na umowę cywilnoprawną lub B2B; art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na przetwarzanie innych danych podanych z własnej inicjatywy oraz na udział w przyszłych rekrutacjach.
c) Okres przechowywania: do zakończenia rekrutacji; przy zgodzie na przyszłe rekrutacje – przez 12 miesięcy lub do wycofania zgody.

8) Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu.
a) Zakres danych: adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, logi serwera.
b) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i ciągłości działania Serwisu.
c) Okres przechowywania: zgodnie z czasem przechowywania plików cookies wskazanym w Polityce cookies, a logi serwera – nie dłużej niż 12 miesięcy.

9) Statystyki i analityka Serwisu oraz działania marketingowe (jeżeli zostaną włączone).
a) Zakres danych: dane z plików cookies analitycznych i marketingowych.
b) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 399 PKE – zgoda wyrażona w banerze cookies.
c) Okres przechowywania: do wycofania zgody lub wygaśnięcia pliku cookie.

10) Kontakt handlowy z obecnymi klientami i kontrahentami, informowanie o naszych usługach.
a) Zakres danych: służbowe dane kontaktowe.
b) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – marketing bezpośredni własnych usług; wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną lub telefoniczną wyłącznie po uzyskaniu zgody wymaganej przez art. 398 PKE.
c) Okres przechowywania: do wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody.

Jeżeli przetwarzamy dane na kilku podstawach, przechowujemy je do upływu najdłuższego z okresów wskazanych powyżej. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane.

5. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych jest dobrowolne.
2. Podanie adresu e-mail i treści wiadomości jest niezbędne, abyśmy mogli odpowiedzieć na zapytanie przesłane przez formularz. Bez tych danych odpowiedź nie będzie możliwa.
3. Podanie danych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy, w tym umowy o szkolenie. Bez nich zawarcie umowy nie będzie możliwe.
4. Podanie danych jest wymogiem ustawowym w zakresie, w jakim wymagają tego przepisy podatkowe i rachunkowe (np. do wystawienia faktury) oraz – w procesie rekrutacji na umowę o pracę – w zakresie wskazanym w art. 22¹ Kodeksu pracy.

6. Odbiorcy danych

1. Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które pomagają nam prowadzić działalność, i tylko w niezbędnym zakresie:
a) dostawcy platformy, na której działa Serwis, i usług hostingu – przetwarzającemu dane w naszym imieniu na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO),
b) dostawcom usług poczty elektronicznej i narzędzi informatycznych,
c) biuru rachunkowemu, kancelariom prawnym, doradcom podatkowym,
d) firmom transportowym i kurierskim – w zakresie dostawy prefabrykatów,
e) podwykonawcom i partnerom realizującym z nami prace – w zakresie danych osób kontaktowych niezbędnych do realizacji projektu,
f) jednostkom certyfikującym, egzaminacyjnym i inspekcyjnym – w zakresie danych uczestników szkoleń i dokumentacji odbiorowej, jeżeli jest to niezbędne do wydania certyfikatu lub odbioru prac,
g) bankom i operatorom płatności – w zakresie realizacji płatności.

2. Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, sądom i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. art. 18 ust. 6 UŚUDE), wyłącznie gdy obowiązek taki wynika z przepisów.
3. Nie sprzedajemy danych osobowych.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Dostawca platformy, na której działa Serwis, ma siedzibę w Izraelu, w związku z czym dane mogą być tam przekazywane. Komisja Europejska stwierdziła, że Izrael zapewnia odpowiedni stopień ochrony danych osobowych (decyzja Komisji 2011/61/UE), zgodnie z art. 45 RODO.
2. Jeżeli dane są przekazywane do innych państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (np. USA), odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO, w tym EU–U.S. Data Privacy Framework dla certyfikowanych podmiotów) albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
3. Możesz uzyskać kopię zastosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z nami pod adresem office@isotech-solutions.com.

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące prawa:
1. prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
2. prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
3. prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO),
4. prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
5. prawo do przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
6. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, a wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego – w każdym czasie i bez podawania przyczyny (art. 21 RODO),
7. prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO),
8. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl (art. 77 RODO).

Aby skorzystać z praw, napisz na office@isotech-solutions.com. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania; w przypadkach skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy (art. 12 ust. 3 RODO). Możemy poprosić o dodatkowe informacje potwierdzające Twoją tożsamość, jeżeli będzie to konieczne.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).

10. Bezpieczeństwo danych

1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem (art. 32 RODO), w szczególności:
a) szyfrowane połączenie z Serwisem (protokół HTTPS/SSL),
b) dostęp do danych wyłącznie dla upoważnionych osób zobowiązanych do zachowania poufności,
c) zabezpieczenie kont hasłami i uwierzytelnianiem wieloskładnikowym,
d) umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcami usług.

2. Zgodnie z art. 6 UŚUDE informujemy, że korzystanie z Internetu wiąże się z typowymi zagrożeniami, takimi jak złośliwe oprogramowanie, phishing (podszywanie się pod nadawcę) czy przechwytywanie niezaszyfrowanej transmisji. Zalecamy korzystanie z aktualnego oprogramowania antywirusowego i przeglądarki. Nigdy nie prosimy e-mailem o podanie haseł ani danych kart płatniczych.

3. W razie naruszenia ochrony danych postępujemy zgodnie z art. 33 i 34 RODO.

11. Linki do innych stron

Serwis może zawierać linki do stron internetowych innych podmiotów. Nie odpowiadamy za zasady ochrony prywatności stosowane na tych stronach. Zachęcamy do zapoznania się z ich politykami prywatności.

12. Dane osób niepełnoletnich

Serwis i nasze usługi są skierowane do przedsiębiorców i osób pełnoletnich. Nie zbieramy świadomie danych osób poniżej 16. roku życia.

13. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka może być aktualizowana w razie zmiany przepisów, sposobu działania Serwisu lub zakresu przetwarzania danych.
2. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie wraz z datą obowiązywania. O istotnych zmianach osoby, z którymi pozostajemy w stałym kontakcie, poinformujemy także drogą elektroniczną.

14. Dane usługodawcy (art. 5 UŚUDE)

ISOTECH SOLUTIONS Daniel Kawula, Bartłomiej Przeklasa, Wojciech Tomtas s.c.
ul. Jerzego Harasymowicza 19, 33-100 Tarnów
NIP: 8733309370, REGON: 545153641
e-mail: office@isotech-solutions.com
tel.: +48 883 780 160, +48 789 082 736, +48 883 008 535